گام نخست

ماموریت یا چشم انداز؟ کار را با کدام آغاز کنیم؟ بر سر این موضوع همواره تفاوت دیدگاه‌هایی وجود داشته است. برخی عقیده دارند باید نخست چشم انداز سازمان را تدوین کرد تا بدانیم به کدام سو قرار است برویم و سپس بگوییم ماموریت سازمان در این خصوص چیست و البته برخی دیگر خلاف این را متصور هستند. دانوب در این خصوص پیشنهاد می‌کند نخست ماموریت خود را مشخص کنید، تا ندانیم کسب و کار ما چیست و ویژگی‌های آن کدام است چگونه می‌توانیم آینده دلخواهمان را ترسیم کنیم؟ سازمان‌هایی که بدون تدوین ماموریت به سراغ چشم‌انداز می‌روند عموما کسب و کارهایی در حال کار دارند و تا حدود زیادی برایشان مشخص است که ماموریتشان چیست. حتی در این صورت نیز دانوب پیشنهاد می‌کند ماموریت خود را بررسی و بازنگری کنید تا اطمینان یابید دقیقا همانی است که باید باشد.  این بازنگری باید از دو جهت انجام یابد، نخست بررسی کنید که آیا موضوعی وجود خواهد داشت که بخواهید به آن ورود کنید ولی بیانیه فعلی این اجازه را به شما نمی‌دهد؟ سپس بررسی دیگری انجام دهید مبنی بر اینکه آیا موضوعی هست که نباید به آن وارد شوید ولی بیانیه حال حاضر مجوز آن را صادر می‌کند؟ 

چشم‌انداز 

پس از مشخص شدن بیانیه ماموریت سازمان وقت آن است که بدانیم در این کسب و کار آینده دلخواه ما چیست؟ در این خصوص به موارد ذیل دقت ویژه کنید:

• چشم‌اندازتان دارای یک افق زمانی باشد، نه خیلی کوتاه  (یک یا دو ساله) و نه خیلی طولانی (40 یا 50 ساله).

• چشم‌انداز، آرمان دست نیافتنی شما نیست، بلکه وضعیتی است کاملا قابل دستیابی.

• آینده‌ای که ترسیم می‌کنید نه خیلی پیش پا افتاده باشد (که بدون هیچ تلاش خاصی به آن خواهید رسید) و نه خیلی بلند پروازانه که دستیابی به آن دست نیافتنی به نظر برسد. 

استراتژی

هنگامی که چشم ‌انداز سازمان به روشنی تعریف شد باید راهی برای رسیدن به آن بیابید. روش‌های زیادی برای تدوین و انتخاب استراتژی وجود دارد که واقعا نمی‌توان با قطعیت گفت کدام بهتر است چرا که روش مناسب را باید بنا به وضعیت سازمان انتخاب کنید. خوب است بدانید هیچ روشی نیست که به شما دقیقا بگوید چه استراتژی باید در پیش بگیرید؛ این استراتژیست است که نقش تعیین کننده دارد نه روش. صرف نظر از این که چه روشی در پیش می‌گیرید، دو نوع تحلیل را باید حتما انجام دهید:

• تحلیل عوامل بیرونی

• تحلیل عوامل درونی

تشخیص اینکه چه عاملی به درون سازمان مربوط است و کدام به خارج سازمان عموما پیچیده نیست، مثلا توان مالی یا منابع انسانی عاملی درونی محسوب می‌شود در حالیکه وضعیت سیاسی و قوانین مربوط به کسب و کارتان عوامل بیرونی در نظر گرفته می‌شود. اما اگر شک کردید که باید عاملی را بیرونی یا درونی در نظر بگیرید از خودتان سوال کنید که آیا سازمان می‌تواند به‌طور مستقیم در آن تاثیر گذار باشد یا خیر. جایی‌که سازمان در خصوص آن اختیار عمل دارد  با عاملی درونی روبرو هستیم و برعکس. برای اینکه الگویی برای آغاز داشته باشید می‌توانید از مدل‌هایی مانند PESTEL برای تحلیل عوامل بیرونی استفاده کنید که از حروف آغازین این کلمه‌ها گرفته شده است:

سیاسی                    Political

  اقتصادی                Economic

اجتماعی                       Social

فناوری         Technological

محیط زیستی       Environmental

قانونی                         Legal

همچنین برای تحلیل عوامل درونی این امکان برای شما وجود دارد که وضعیت فرایندها را مد نظر قرار دهید (اگر سیستم مدیریت فرایندها به درستی برقرار است) و یا از مدل BSC بهره گیری کنید. به طور معمول BSC سازمان را از چهار منظر ذیل مورد ارزیابی قرار می‌دهد ولی محدود به اینها نیست.

• مشتری

• فرایندهای داخلی

• مالی

• رشد و یادگیری

پس از تحلیل عوامل درونی و بیرونی به‌طور معمول از ماتریس SWOT استفاد ه می‌شود که مخفف این عبارات است:

قوت               Strength

ضعف            Weakness

فرصت        Opportunity

تهدید                  Threat

در هر یک از چهار ناحیه جدول استراتژی‌های متناسب با آن تدوین می‌گردد، مثلا در ناحیه SO از نقاط قوت سازمان استفاده می‌شود تا بهترین بهره‌گیری از فرصت‌های پیش رو انجام گردد. فرض کنید شما تولید کننده مواد شوینده هستید؛ نقدینگی بسیار خوبی در اختیارتان است و خبر دار می‌شوید یکی از رقبای سرسخت شما حاضر است شرکتش را زیر قیمت کارشناسی بفروشد ولی نقد. چه می‌کنید؟ خرید شرکت رقیب در این شرایط به‌نظر استراتژی خیلی خوبی است. استراتژِی در هر خانه به همین منوال قابل تدوین است.

خط مشی

هر استراتژی در پیش بگیرید تا اجرا نشود ارزشی برای سازمان ندارد. اما هنگام اجرا باید جهت‌گیری سازمان و خطوط قرمز آن مشخص گردد. مثال خرید شرکت رقیب را در نظر بگیرید، برای اجرا چه می‌کنید؟ به قیمت عادلانه می‌خرید یا به لطف داشتن پول نقد تا جای ممکن قیمت را پایین می‌آورید، حتی نصف ارزش واقعی ؟ این خط مشی سازمانتان است که تعیین می‌کند چگونه عمل کنید. بعضی سازمان‌ها خط مشی نابودی رقبا را مد نظر قرار می‌دهند و برخی دیگر تعامل با آنها را، به هر صورت هنگام اجرای استراتژی باید خط مشی سازمان تدوین شده باشد و رعایت گردد.